Rolle der Teammitglieder
Im Kontext eines Projekts sind Teammitglieder wesentlich mehr als nur fachspezifische Funktion. Die Projektleitung braucht deshalb einen „mehrdimensionalen“ Blick auf das Team.
Die Projektleitung kann auf unterschiedlichen Ebenen in unterschiedlichem Maß auf die Teammitglieder einwirken. So kann sie dazu beitragen, dass die Teammitglieder ihre Rolle im Projektteam optimal ausfüllen können.
Rolle der Projektleitung
Um ein Projekt zu steuern, kann die Projektleitung auf unterschiedlichen Ebenen aktiv werden:
Störungen beheben:
- Beseitigen sozialer oder technischer Störungen (ggf. durch Fachpersonal)
Mehr Ressourcen einsetzen:
- Anzahl der Mitarbeitenden erhöhen
- Überstunden einführen
- Leistungen fremdvergeben
Anderes Vorgehen wählen:
- Ändern des Konzepts
- Einführen effizienterer Techniken
- Wollen: Erhöhen der Motivation
- Können: Erhöhen der Qualifikation
- Dürfen: Vergrößern der Verantwortlichkeitsspielräume
- Auswechseln von Personal
- Änderung von Prioritäten bei Mehrprojektmanagement
Einwirken auf das Magische Dreieck:
- Qualität: Ändern des Lasten- oder Pflichtenheftes, Reduzieren von Qualitätskontrollen, Senken der Qualitäts-/Leistungsziele
- Kosten: Preiswerteres Material, Auswahl der Lieferanten
- Termine: Vorziehen oder Verschieben von Terminen
Steuern durch Feedback
Feedback zu geben ist die wichtigste (und einzige) Möglichkeit, Fremd- und Selbstwahrnehmung miteinander abzugleichen. Denn Wahrnehmung ist immer perspektivisch und subjektiv. Sie erfolgt auf mehreren Ebenen, die miteinander verwoben sind, sich wechselseitig beeinflussen und im Alltag nur selten bewusst wahrgenommen werden:
- Sinneswahrnehmung: Ich höre, sehe, rieche, taste
- Gedanken, Vermutungen, Eindrücke
- Gefühle
- Schlussfolgerungen, Absichten
- Verhalten, Handlung
Feedback meint die Mitteilung an eine Person, darüber wie ihr Verhalten von anderen wahrgenommen, verstanden und erlebt wird. Nur durch Feedback kann die Wirkung der eigenen Verhaltensweise erfahren werden. Feedback geschieht ganz automatisch, zum Beispiel auch durch unbewusste Reaktionen wie Körpersprache oder Mimik.
Tipps für gutes Feedback
Damit bewusstes Feedback wirksam und akzeptiert werden kann, sollten einige Regeln befolgt werden:
- Beschreibend im Gegensatz zu (moralisch) bewertend und interpretierend
- Konkret im Gegensatz zu allgemein (z. B. keine Beschreibung von Charakterzügen wie „dominierend“, sondern von konkret erlebten Ereignissen und Verhaltensweisen, z. B.: „Du hast meinen Beitrag an dieser Stelle übergangen“)
- Erbeten im Gegensatz zu aufgezwungen
- Klar und genau formuliert im Gegensatz zu lang und diffus
- Angemessen den Bedürfnissen und der Aufnahmefähigkeit des Empfängers
- Zur rechten Zeit, d. h. entweder möglichst wenig Zeit zwischen dem Verhalten und der Rückmeldung der Wirkung vergehen zu lassen oder einen Zeitpunkt abzuwarten, zu dem der Empfänger aufnahmebereit ist
- Nachprüfbar im Sinne der Möglichkeit, dass auch andere Mitglieder der Gruppe dazu Stellung nehmen können.
Wer Feedback gibt, sollte bereit sein, den eigenen Anteil ebenso zum Gegenstand der Reflexion und des Austausches zu machen wie die Empfänger von Feedback.
Bewertung und Kritik lassen sich oft nicht vermeiden. Sie sollten jedoch nicht durch Feedback ersetzt werden, sondern klar als Bewertung und Kritik gekennzeichnet werden. Dabei helfen Formulierungen wie:
- Die Beschreibung: „Ich nehme an dir (als Wirkung bei mir) wahr …“
- Die Bewertung: „Das wirkt auf mich …, das finde ich …“
- Den (Änderungs-)Wunsch: „Ich wünsche mir …, für mich wäre wichtig, wenn …“.
Bewertungsmaßstäbe sollten dabei nicht zur absoluten Norm erhoben werden, sondern transparent und zum Gegenstand der Auseinandersetzung gemacht werden.
Wer Feedback erhält, sollte zunächst nicht argumentieren und sich verteidigen, sondern zuhören, nachfragen und klären. Man sollte dabei aber nicht mehr Rückmeldungen annehmen, als man aufnehmen und vertragen kann.
Siehe auch: König, Oliver; Schattenhofer, Karl: Einführung in die Gruppendynamik. Carl-Auer Compact, 7. Auflage, 2015.