3. Planung

Man plant immer wieder.
Und immer kommt es anders.

Robert Musil, österreichischer Schriftsteller, 1880–1942

Warum Planung?

Planung ist – wenn sie gut sein soll – sehr zeitaufwendig. Sollte man diesen Aufwand nicht besser direkt in die Erreichung der Ziele stecken? Viele gute Gründe sprechen jedoch für die Erstellung von Plänen. Denn erst eine Planung ermöglicht:

• Überprüfung von Zielen und Vorgaben
• Strukturierung der Projektaufgabe
• Orientierung
• Projektsteuerung
• Handlungssicherheit
• Frühes Erkennen von Problemen
• Moderation von Konflikten

Selbst ein „falscher“ Plan ist besser als gar kein Plan! Denn was wäre die Alternative? Totaler Blindflug.

Wie geht man bei der Planung vor?

Im Projektmanagement gibt es eine Vielzahl von Planungen. Die wichtigsten Pläne sind der Projektstrukturplan und der Projektablaufplan. Je nach Projektart können weitere Pläne für die Materialbeschaffung, Kommunikationspläne, Kosten- und Finanzpläne, Qualitätspläne oder Risiko- und Notfallpläne hinzukommen.

Bevor mit der Planung begonnen werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die zu erreichende Ziele müssen bekannt – und abgestimmt – sein.
• Die Lösungswege müssen (zumindest grob) bekannt sein.
• Risiken (wie zum Beispiel mögliche Probleme, Machbarkeit oder Akzeptanz) müssen beurteilbar sein.
• Das erforderliche/verfügbare Know-how muss einschätzbar sein.
• Die Verfügbarkeiten müssen bekannt sein, mindestens die der Engpassressourcen (zum Beispiel spezielle Maschinen, Räume, schwer zu beschaffende Materialien oder auch Expertinnen und Experten).

Grobplanung und Feinplanung

Die Planung erfolgt in der Regel in zwei Schritten. Die Grobplanung erfolgt so früh wie möglich – am besten noch in der Definitionsphase. Sie umfasst mindestens die Zielbeschreibung und die Einteilung des Projekts in Projektphasen (oder die Aufteilung in mehrere Projekte). Dabei soll sie vor allem Folgendes leisten:

• Überblick über das Projekt verschaffen
• Durchführung vorbereiten
• Kosten- und Zeiteinschätzung ermöglichen
• Erste Ressourcenplanung ermöglichen

Die Feinplanung kann erfolgen, wenn eine Lösungsvariante entschieden ist. Jetzt können Arbeitspakete definiert werden und die bisherige Planung wird geprüft und aktualisiert.

• Ist die Zieldefinition vollständig und realistisch?
• Sind ausreichend Ressourcen (Personal, Material, Geld und Zeit) vorhanden?
• Gelten Ausgangsbedingungen und -annahmen noch?
• Haben sich Randbedingungen oder das Umfeld verändert?
• Müssen Abbruchbedingungen definiert werden, wenn die Projekterreichung gefährdet ist?
• Welche Folgen müssen nach dem Projektabschluss beachtet werden?

Wichtig: Planung ist immer nur ein Modell – ein vereinfachtes Abbild der Realität. Deshalb sollte jede Planung immer wieder überprüft werden.